Der Alltag: zu viel Handarbeit
Die Belege treffen ungeordnet und über alle Kanäle ein: Papier, PDF per E-Mail, mit dem Handy fotografierte Belege. Sie müssen sortiert, erfasst, abgelegt werden, und bei fehlenden Dokumenten muss der Kunde erneut kontaktiert werden. Multipliziert mit Dutzenden von Mandaten, summiert sich das erheblich.
Die bei der Erfassung gewonnene Zeit ist Zeit, die der Beratung zugutekommt.
Ein typischer Ablauf: vom Scan zur Buchung
Die Dokumentenerfassung (Capture) strukturiert diesen Ablauf neu: Die Belege werden gesammelt, anschliessend automatisch erfasst und ausgelesen (Lieferant, Datum, Beträge, MWST), geprüft und schliesslich in die Buchhaltungssoftware exportiert.
Konkret wandern der Beleg und seine Buchung gemeinsam bis zur Buchhaltungssoftware, ohne doppelte Erfassung.
Den Kunden einbinden
Ein grosser Teil der verlorenen Zeit entsteht durch Hin und Her. Ein Online-Upload oder sogar eine mobile Erfassung auf Kundenseite ermöglicht es, die Belege laufend zu erhalten, besser benannt und vollständiger — und damit weniger Nachfragen.
Ablage und Compliance in einem Schritt
Dabei wird jeder Beleg dauerhaft abgelegt und archiviert. Eine drei Jahre alte Rechnung wiederzufinden, wird zur Sache weniger Sekunden, und die zehnjährige Aufbewahrungspflicht wird vom System übernommen statt von Ordnern.
Zeit für die Beratung gewinnen
Es geht nicht darum, schneller zu erfassen, um mehr zu erfassen: Es geht darum, Stunden freizusetzen für das, was einen Mehrwert bietet — Beratung, Analyse, Kundenbeziehung. Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen den Treuhandbüros.
Möchten Sie den Zeitgewinn für Ihre eigenen Mandate abschätzen? Fordern Sie eine Demonstration anhand Ihrer echten Belege an.
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