demeris
Zehn Jahre: die Grundregel
Das Obligationenrecht verpflichtet dazu, die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, den Geschäftsbericht und den Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren (Art. 958f OR). Dies betrifft insbesondere Rechnungen, Buchungen, Bestell- und Lieferscheine, Lohnabrechnungen und Zahlungsbelege.
Die Frist beginnt mit dem Ende des betreffenden Geschäftsjahres: Ein Beleg aus dem laufenden Geschäftsjahr muss somit während gut zehn Jahren einsehbar bleiben.
Die eigentliche Frage lautet nicht «Papier oder digital», sondern «Kann ich beweisen, dass dieses Dokument nicht verändert wurde?».
Papier oder elektronisch: Beides ist zulässig
Das Gesetz bevorzugt keinen bestimmten Datenträger. Die elektronische Aufbewahrung ist zulässig, sofern Authentizität, Integrität, Lesbarkeit und Verfügbarkeit der Daten gewährleistet sind. Die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV) konkretisiert diese Voraussetzungen.
Konkret bedeutet dies: Sie können alles in digitaler Form aufbewahren, müssen aber während der gesamten Aufbewahrungsdauer nachweisen können, dass Ihre Dokumente authentisch, vollständig und unverändert sind.
Der Kern des Themas: die Integrität
Artikel 9 der GeBüV unterscheidet zwei Fälle. Bei einem unveränderbaren Datenträger (zum Beispiel ein PDF/A, das auf einem nicht wiederbeschreibbaren Medium gespeichert ist) sind keine zusätzlichen Anforderungen erforderlich, da jede Änderung erkennbar wäre.
Bei einem veränderbaren Datenträger (Festplatte, Server, Cloud) sind technische und organisatorische Massnahmen erforderlich: Zeitstempel, Protokollierung, Zugriffskontrolle und Dokumentation der Prozesse. Das Ziel bleibt dasselbe: den Zeitpunkt der Erfassung nachzuweisen, ohne Möglichkeit einer Änderung oder Fälschung.
Archivierung in der Cloud: möglich, unter Bedingungen
Die Online-Speicherung gilt als veränderbarer Datenträger. Sie bleibt durchaus zulässig, sofern insbesondere sichergestellt ist, dass die Daten während zehn Jahren abrufbar bleiben, sensible Informationen verschlüsselt werden und dokumentierte Prozesse vorhanden sind.
Dies ist auch die Gelegenheit, sich mit der Frage des Hostings und des Speicherorts der Daten auseinanderzusetzen – ein Punkt, dem viele Schweizer KMU im Zusammenhang mit dem Datenschutz besondere Aufmerksamkeit schenken.
In der Praxis für Ihr KMU
Einige nützliche Grundregeln: Setzen Sie auf ein dauerhaftes Format wie PDF/A, dokumentieren Sie Ihre Archivierungsprozesse, legen Sie fest, wer worauf Zugriff hat, und denken Sie daran, dass die Verantwortung in erster Linie bei der Geschäftsleitung liegt. Eine für die rechtssichere Archivierung konzipierte DMS-Lösung deckt den Grossteil dieser Anforderungen ab.
Diese Informationen sind allgemeiner Natur und ersetzen keine persönliche Beratung: Lassen Sie Ihr Archivierungskonzept vor der Einführung von Ihrem Treuhänder oder einer Fachperson prüfen.
