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Die QR-Rechnung ist nicht nur ein neuer Einzahlungsschein: Sie besteht aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten.
Ende von ES/ESR: der Zeitplan
Die QR-Rechnung wurde am 30. Juni 2020 eingeführt, mit einer Koexistenzphase neben den alten Einzahlungsscheinen. Diese Phase endete am 30. September 2022: Seither werden die roten Einzahlungsscheine (ES) und die orangen Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) nicht mehr akzeptiert.
Zwei Nachfolgelösungen bestehen heute nebeneinander: die QR-Rechnung und eBill. Viele KMU stellen und empfangen heute beide.
Wie die QR-Rechnung funktioniert
Die QR-Rechnung ist eine Rechnung mit einem Zahlteil und einem Empfangsschein, an deren unterem Rand ein Swiss QR Code abgebildet ist. Dieser Code enthält sämtliche Zahlungsdaten: IBAN, Referenz, Betrag, Kontaktangaben.
Das Ergebnis: Eine Referenznummer muss nicht mehr abgetippt werden. Es genügt, den Code zum Bezahlen zu scannen, und die Daten sind zuverlässig, da sie bereits an der Quelle strukturiert sind.
eBill: die Rechnung im E-Banking
eBill geht noch einen Schritt weiter: Die elektronische Rechnung gelangt direkt ins E-Banking des Empfängers, der sie mit wenigen Klicks freigibt. Es müssen weder PDF noch Papier gehandhabt werden.
QR-Rechnung und eBill schliessen sich nicht aus: Erstere eignet sich ideal für den Versand per PDF oder auf Papier, Letztere für eine vollständig digitale Beziehung.
Was sich für die Erfassung ändert
Für Rechnungsempfänger ist die QR-Rechnung eine gute Nachricht: Die strukturierten Daten lassen sich sehr zuverlässig auslesen, was Fehler reduziert und den automatischen Abgleich erleichtert.
In der Praxis bleibt der Rechnungseingang gemischt – Papier, PDF, eBill –, und die Herausforderung besteht darin, diese Kanäle in einem einheitlichen Erfassungsprozess zusammenzuführen.
Was Sie heute tun sollten
Drei Massnahmen: Prüfen Sie, ob Sie tatsächlich per QR-Rechnung oder eBill fakturieren, statten Sie den Rechnungseingang aus, um diese Formate automatisch zu lesen, und archivieren Sie alles rechtssicher.
demeris Capture liest die Daten der QR-Rechnung aus und integriert sie in Ihren Dokumentenfluss; fordern Sie eine Demonstration an, um dies anhand Ihrer eigenen Rechnungen zu sehen.
