demeris
Dix ans : la règle de base
Le Code des obligations impose de conserver les livres de comptes, les pièces comptables, le rapport de gestion et le rapport de révision pendant dix ans (art. 958f CO). Cela couvre notamment les factures, les écritures, les bons de commande et de livraison, les décomptes de salaires et les preuves de paiement.
Le délai court à partir de la fin de l’exercice concerné : une pièce de l’exercice en cours devra donc rester consultable pendant une bonne décennie.
La vraie question n’est pas « papier ou numérique », mais « puis-je prouver que ce document n’a pas été modifié ? ».
Papier ou électronique : les deux sont admis
La loi ne privilégie aucun support. La conservation électronique est autorisée dès lors que l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité et la disponibilité des données sont garanties. L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (GeBüV) précise ces conditions.
En clair : vous pouvez tout conserver sous forme numérique, mais vous devez pouvoir prouver que vos documents sont authentiques, complets et intacts pendant toute la durée de conservation.
Le cœur du sujet : l’intégrité
L’article 9 de la GeBüV distingue deux cas. Sur un support non modifiable (par exemple un PDF/A gravé sur un média non réinscriptible), aucune exigence supplémentaire n’est requise, car toute altération serait détectable.
Sur un support modifiable (disque dur, serveur, cloud), des mesures techniques et organisationnelles s’imposent : horodatage, journalisation, contrôle des accès et documentation des processus. Le but reste le même : prouver le moment de l’enregistrement, sans possibilité de modification ni de falsification.
Archiver dans le cloud : possible, sous conditions
Le stockage en ligne relève des supports modifiables. Il reste tout à fait admissible, à condition notamment de s’assurer que les données resteront récupérables pendant dix ans, de chiffrer les informations sensibles et de disposer de processus documentés.
C’est aussi l’occasion de se poser la question de l’hébergement et de la localisation des données — un point d’attention pour beaucoup de PME suisses, en lien avec la protection des données.
En pratique pour votre PME
Quelques réflexes utiles : privilégier un format pérenne comme le PDF/A, documenter vos processus d’archivage, définir qui a accès à quoi, et garder à l’esprit que la responsabilité incombe avant tout à la direction. Une solution de GED conçue pour la valeur probante prend en charge l’essentiel de ces exigences.
Ces informations sont générales et ne remplacent pas un conseil personnalisé : faites valider votre dispositif d’archivage par votre fiduciaire ou un spécialiste avant de le déployer.
